Crisis Management
内部不当行为的调查与应对
侵占、回扣、虚假费用报销、数据盗窃以及公司管理人员或员工的其他不当行为，无论内部控制设计得多么完善，任何公司都可能发生。关键在于不当行为暴露后公司如何应对。应对迟缓或失误可能导致证据灭失、损害扩大，以及劳动争议等次生问题。从出现不当行为的最初迹象开始，经过调查、纪律处分、追回损失、信息披露直至防止再次发生，我们就法律应对提供建议。对于数字取证等技术性工作，我们与外部专业供应商协作；如需设立独立第三方委员会，我们在确认独立性及利益冲突后协助设计其架构。
审核：吉川景司律师、专利代理师（第一东京律师会）
开始调查前的核查清单
- 记录事项何时、以何种方式被报告或发现以及已确认的事实，并限制知悉该信息的人员范围
- 在接触被调查人之前，在合法范围内保全客观证据
- 严格保护举报人及其他报告人的身份信息，并防止任何不利待遇
- 确认管理层是否参与以及是否存在利益冲突，并决定由谁主导调查、由谁接收报告
- 采取临时措施制止持续中的不当行为，并确认向监管机关报告、及时披露及类似义务的期限
我们可以提供的帮助证据保全与调查设计／纪律处分与责任追究／信息披露与防止再次发生
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1. 典型案例
- 会计人员或公司管理人员侵占财产；通过虚构或虚增订单收取回扣
- 虚假费用或差旅费报销；私用公司资产
- 会计舞弊（虚构销售、成本转移及其他形式的财务粉饰）
- 带走客户或技术数据、与公司竞业，以及利益冲突交易
- 骚扰、数据造假、检验舞弊以及隐瞒违法行为
2. 不当行为的暴露途径与初期判断
内部不当行为通过多种途径暴露：内部举报、内部审计、税务调查中的发现、来自商业伙伴等的信息。在此阶段，最重要的有三点：（i）对事项严重性的初步评估（金额、持续时间、涉及人员的范围以及是否违反法律）；（ii）对调查保密性及知情人范围的控制；（iii）证据保全。
并非所有内部报告都属于《公益举报人保护法》规定的“公益举报”，但对于符合法定要件的举报，禁止以举报为由解雇或给予其他不利待遇。根据将于2026年12月1日施行的修正法（2025年第62号法律），无正当理由探查举报人身份以及妨碍举报的行为将被禁止，并将对以举报为由解雇劳动者或给予纪律处分的行为引入刑事处罚，从而进一步加强保护。无论是否符合法定要件，调查都应注意对举报人身份保密、防止不利待遇以及排除利益冲突。
3. 初步应对：证据保全与对相关人员的处理
(1) 保存证据
被调查人一旦察觉调查正在进行，可能会删除电子邮件、销毁记录、串通口供，导致举证困难。在进行面谈之前，重要的是在合法范围内保全客观证据，如电子邮件服务器、会计数据、出入记录、公司配发的电脑等。视案件情况和数据状态，数字取证有可能恢复已删除的数据并识别篡改痕迹。
不过，即便是公司配发的电脑和工作邮箱，公司的调查权限也并非没有限制。需要核查就业规则、信息安全政策及监控规则的内容及其是否已告知员工、与调查目的的关联性、范围、期间及检索关键词的相称性，以及对员工隐私和个人信息的考虑。个人设备和私人账户需要特别谨慎，包括访问权限和同意等问题。
如涉及网络安全事件并委托外部服务商进行技术调查，“委托开展网络安全事件调查”一文概述了调查范围、交付成果以及进一步调查的条件。
（2）针对相关人员的临时措施
为防止不当行为持续及证据被销毁，可考虑采取限制系统访问、调整职务及命令居家待命等措施。实施时，应确认就业规则和劳动合同中的依据、销毁证据或持续不当行为的风险，以及措施的范围和期间，并定期审查其必要性和相称性。调查期间的居家待命，不能当然地作为无薪处理。
在骚扰案件中，应在确保举报人及受害人安全、将其与被指控的骚扰者隔离、保护所有相关人员隐私，并防止因举报或配合调查而遭受不利待遇或二次伤害的同时，迅速、准确地查明事实。
4. 设计和开展内部调查
(1) 选择调查体制
应根据管理层的参与程度、对内部控制有效性的疑虑、事项的社会影响以及对会计或技术专业知识的需求，从内部调查、包括外部律师在内的调查委员会或独立第三方委员会中选择适当的调查体制。设立第三方委员会时，应参照日本律师联合会关于第三方委员会的指引以及日本交易所集团关于企业不当行为的原则，确保独立性、中立性和专业性，包括在委员的选任方面。管理层本身被调查时，不得允许其以损害调查独立性的方式影响调查体制、范围或委员选任。视公司治理结构而定，调查及其主要报告路线应以监事会成员、审计委员会委员或独立外部董事为中心构建。
(2) 进行面谈
原则上，面谈在客观证据的保全和分析之后进行，但为防止损害扩大或保护相关人员，也可能需要尽早面谈。面谈的顺序和时机应结合证据被销毁的风险、相关人员的安全以及信息传到被调查人处的风险来设计。与被调查人面谈时，应说明相关事实并给予其辩解机会；应记录其陈述的变化；并在适当情况下，可基于本人的自由意志制作确认其陈述内容的书面材料。强迫性的询问可能削弱陈述的证据价值并产生另外的法律责任，因此应视案件需要考虑由律师参与。
5. 纪律处分与追究公司管理人员责任
(1) 对员工的纪律处分
纪律处分须以已告知员工的就业规则为依据。除行为属于惩戒事由外，还须综合考虑行为的性质、造成的损害、本人的职责、公司内部过去的先例以及悔改和赔偿情况，处分须具有客观合理的理由并在社会通念上适当（《劳动合同法》第15条）。遵守就业规则规定的程序并给予陈述意见的机会也很重要。尤其是惩戒解雇容易引发争议，需要结合判例进行审慎分析，包括退职给付的处理。
（2）针对公司管理人员的措施
涉及公司管理人员时，视其职位和公司治理结构，可采取的措施包括解除代表权、解任董事以及要求辞任。解任董事时，应注意如无正当理由，公司可能需承担损害赔偿责任（《公司法》第339条）。对于追回或减少报酬，以及基于违反义务提出的损害赔偿请求（《公司法》第423条），应分别确认法律依据和所需的公司内部批准。视情况而定，其他董事也可能面临关于其监督义务及内部控制体制的问题。
6. 刑事措施与追回损失
(1) 刑事措施
对于侵占、回扣和虚假报销，应审查资产由谁保管、本人的权限、是否存在欺骗行为、为自己或第三人谋取利益的目的以及公司遭受的财产损害，以评估可能构成的犯罪，例如业务侵占、诈骗、背任以及《公司法》上的特别背任。对于数据盗窃，应审查该信息是否构成《不正当竞争防止法》上的商业秘密，以及是否满足侵害行为的法定构成要件。是否提出刑事告诉或报案，应结合犯罪成立的可能性、证据状况、损害的严重程度、再次发生的风险、配合侦查的负担以及对信息披露的影响来决定。刑事程序与民事追偿在目的和程序上不同，整体策略应将两者加以区分。
(2) 追回损失
应考虑基于侵权行为、不当得利或合同提出损害赔偿或返还请求，并在具备要件和佐证证据时考虑假扣押——在资产可能被转移的情况下，尽早关注保全措施十分重要。关于对个人担保人的请求：2020年4月1日或之后订立的个人担保，如属于对不特定未来债务的担保，除非约定了最高担保金额，否则无效，因此应核查签订或续期的时间、最高金额、担保期间，以及有关个人担保的法律规定中的通知义务和限制。扣留或减少退职给付，或将其与损害赔偿请求相抵销，也并非当然被允许：需要考虑退职给付规程、《劳动基准法》规定的工资全额支付原则以及员工的自由同意。
7. 信息披露、监管机关与防止再次发生
上市公司必须迅速判断是否需要进行及时披露，受监管行业的企业则必须迅速判断是否需要向监管机关报告。会计舞弊影响以往财务报表的，还需要进行更正并与审计师协调。任何公开声明及问答材料都必须准确，以已查明的事实为基础，并与调查结论一致。事件解决后，应对措施还应延伸至基于根本原因分析，修订内部控制、规章及内部举报制度（包括遵守修正后的《公益举报人保护法》）。
8. 我们如何支持您
- 在出现不当行为的最初迹象或收到举报时提供咨询、制定调查计划，以及就证据保全提供法律建议（包括与数字取证供应商协调）
- 支持内部调查及公司方调查委员会、开展面谈并编写调查报告
- 在确认独立性及利益冲突后，协助组建独立第三方委员会或担任委员会委员
- 评估纪律处分及追究公司管理人员责任的请求是否合法、实施程序，并处理劳动争议
- 支持提出刑事告诉及报案，并通过保全措施和损害赔偿请求追回损失
- 及时披露、监管报告、公开发布与媒体应对
- 设计防止再次发生的措施及内部举报制度（包括遵守修正后的《公益举报人保护法》）
常见问题
Q1. 我们能否先直接询问相关人员？
在客观证据得到保全之前接触当事人，存在证据被销毁和串通口供的风险。一般而言，我们建议先保全电子邮件、会计数据及其他记录并梳理客观事实，在做好准备后再进行面谈。但如果损害仍在持续，或相关人员的安全受到威胁，则可能需要不等分析完成即采取保护措施或尽早进行面谈。
Q2. 我们是否有义务向警方报案？
没有任何法律统一要求民营企业就一般的内部不当行为提出刑事告诉或报案；是否向警方报案由公司自行决定。但视案件和行业而定，可能产生其他法律义务，例如向监管机关报告、及时披露或可疑交易申报。即使决定不报案，也应记录作出该决定的理由，以便事后能够说明。
Q3. 对实施舞弊的员工，可以立即解雇吗？
即使不当行为已经查实，其本身也不足以当然支持立即进行惩戒解雇。需要确认是否存在已告知员工的就业规则依据、客观合理的理由、社会通念上的相当性以及是否遵循了规定的程序。即使是惩戒解雇，不经预告且不支付代通知金而解雇的，原则上也须取得劳动基准监督署署长对免除预告的认定——而取得该认定并不保证解雇本身有效。应查明事实、给予陈述意见的机会，并选择与案件相称的处分。
Q4. 员工已经辞职，现在追究其责任是否为时已晚？
辞职并不会使损害赔偿或不当得利的民事责任以及刑事责任消灭。视证据情况和犯罪成立的可能性，辞职后仍可提出民事请求和刑事告诉。另一方面，雇佣关系一旦结束，原则上就不能再给予新的纪律处分。扣发尚未支付的退职给付或追回已支付的退职给付，也并非当然被允许，需要结合退职给付规程、不当行为的严重程度和法律依据逐案分析。民事和刑事上的时效期间，以及证据和资产流失的风险，都会影响各项措施的考虑顺序。
应对内部不当行为，涉及劳动法、公司法、刑法、信息管理以及信息披露规制等多个领域的交叉。
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本文仅提供一般性信息，不构成针对任何具体事项的法律意见。有关您的具体情况，请与我们咨询。内容依据最后更新日期时有效的法律法规编写。